Privacyverklaring

Reikwijdte van deze verklaring

1. Deze verklaring beschrijft hoe ik als verwerkingsverantwoordelijke omga met persoonsgegevens van bezoekers van lasse-it.nl, van gebruikers van het klantportaal en van opdrachtgevers en hun contactpersonen.
2. Ik verwerk persoonsgegevens conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
3. Verwerk ik in opdracht gegevens die aan een opdrachtgever toebehoren — bijvoorbeeld gegevens in een systeem dat ik voor die opdrachtgever bouw, host of beheer — dan treed ik op als verwerker en niet als verwerkingsverantwoordelijke. Voor die verwerkingen geldt uitsluitend de verwerkersovereenkomst met die opdrachtgever; deze verklaring is daarop niet van toepassing. Verzoeken over zulke gegevens moeten worden gericht aan de betreffende opdrachtgever. Zie ook artikel 15 van de algemene voorwaarden.
4. Deze verklaring geldt niet voor websites, systemen of diensten van derden waarnaar wordt verwezen of die je via mij bereikt.

Wie verwerkt jouw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is:

Onderneming

Aethium

Eigenaar

Lasse Houtenbos

Adres

James Cookstraat 1

E-mail

info@aethium.nl

Telefoon

+31 6 48493981

KvK-nummer

42161775

Btw-identificatienummer

NL005546002B24

Ik ben niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te wijzen en heb die niet aangewezen. Privacyvragen komen rechtstreeks bij mij terecht via het e-mailadres hierboven.

Welke gegevens ik verwerk

Ik verzamel niet meer gegevens dan nodig is om te kunnen reageren, samen te werken, mijn dienst te beveiligen en mijn administratie te voeren. Per situatie gaat het om de volgende categorieën.

Contactformulier

Gebruik je het contactformulier, dan verwerk ik je naam, e-mailadres, de gekozen projectsoort, het onderwerp en de inhoud van je bericht. Die gegevens worden opgeslagen in mijn database en daarnaast per e-mail aan mij bezorgd, zodat een aanvraag niet verloren gaat wanneer één van beide routes faalt.

Klantportaal

Heb je een account in het klantportaal, dan verwerk ik je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, gebruikersnaam en een onomkeerbare versleuteling (hash) van je wachtwoord. Het wachtwoord zelf wordt nooit opgeslagen en is voor mij niet leesbaar. Daarnaast staan in het portaal de gegevens die bij de samenwerking horen: facturen, gedeelde documenten, taken en berichten.

Opdrachten en administratie

Voor offertes, facturen en de wettelijk verplichte administratie verwerk ik bedrijfs- en factuurgegevens, contactgegevens van de betrokken personen en gegevens over betalingen en betalingsgedrag.

E-mail en overige correspondentie

Stuur je mij een e-mail of bericht, dan verwerk ik de inhoud daarvan en de gegevens die je daarin zelf verstrekt, voor zolang dat nodig is voor de afhandeling en voor mijn bewijspositie.

Om die afhandeling te kunnen volgen, wordt mijn zakelijke mailbox gesynchroniseerd met mijn eigen, afgeschermde werkomgeving. Onderwerp, afzender, ontvangers, verzenddatum en de inhoud van het bericht worden daar opgeslagen; bijlagen worden alleen opgehaald wanneer ik ze open. Externe afbeeldingen in een bericht worden standaard geblokkeerd. Berichten kunnen daar aan een klantdossier en aan een taak worden gekoppeld.

Technische gegevens

Bij ieder bezoek verwerken de webserver en de applicatie technische gegevens die nodig zijn om de site te laten werken, storingen op te sporen en misbruik te weren: opgevraagde pagina, tijdstip, foutmeldingen en de gegevens uit je sessiecookie.

Doeleinden en grondslagen

Iedere verwerking heeft een doel en een grondslag uit artikel 6 AVG. In overzicht:

Wil ik je gegevens gebruiken voor een doel dat hier niet staat en niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel, dan informeer ik je daar vooraf over.

Mijn gerechtvaardigde belangen

Op verschillende plaatsen in deze verklaring baseer ik mij op een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Voor de duidelijkheid benoem ik welke belangen dat zijn:

• het beschikbaar, betrouwbaar en veilig houden van mijn website, systemen en klantportaal;
• het voorkomen, opsporen en tegengaan van misbruik, fraude en ongeautoriseerde toegang;
• het kunnen onderbouwen van wat is afgesproken, geleverd en gemeld;
• het innen van openstaande vorderingen;
• het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, en het voeren van verweer daartegen;
• het normaal kunnen voeren van mijn bedrijfsvoering en administratie.

Bij elk van deze verwerkingen heb ik afgewogen of mijn belang opweegt tegen jouw belang bij privacy, en beperk ik de verwerking tot wat voor dat doel nodig is. Je kunt tegen een dergelijke verwerking bezwaar maken; zie artikel 12.

Gegevens die je zelf aanlevert

1. Je bent niet verplicht mij persoonsgegevens te verstrekken. Zonder de gegevens die als noodzakelijk zijn aangemerkt kan ik echter niet reageren op je aanvraag, geen account verstrekken of de overeenkomst niet uitvoeren.
2. Verstrek je mij gegevens van andere personen — bijvoorbeeld van collega's, medewerkers of klanten — dan sta je ervoor in dat je daartoe bevoegd bent en dat die personen zijn geïnformeerd. Je vrijwaart mij tegen aanspraken van derden die hiermee verband houden.
3. Ik ben niet gehouden ongevraagd verstrekte gegevens te bewaren en mag gegevens die ik niet nodig heb verwijderen.

Cookies en vergelijkbare technieken

1. Deze website gebruikt geen tracking, geen advertentiecookies en geen analysepakketten. Er is geen Google Analytics, geen pixel en geen profiel dat je over websites heen volgt. Voor uitsluitend functionele en strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist; daarom zie je hier geen cookiebanner.
2. De enige cookie die de site plaatst is een sessiecookie. Die is noodzakelijk om je ingelogd te houden in het klantportaal en om formulieren te beschermen tegen misbruik van je sessie. De cookie wordt uitsluitend over HTTPS verstuurd, is niet uitleesbaar door scripts en wordt niet met derden gedeeld.
3. De sessiecookie vervalt zodra je uitlogt, je browser sluit of de sessie verloopt.
4. De site laadt lettertypen via Google Fonts. Je browser haalt die bestanden bij Google op, waarbij Google je IP-adres ontvangt. Via die route wordt geen cookie geplaatst.
5. Ga ik in de toekomst wel meetinstrumenten gebruiken die toestemming vereisen, dan vraag ik die toestemming vooraf en werk ik deze verklaring bij.

Hoe lang ik gegevens bewaar

1. Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en in ieder geval zolang een wettelijke bewaarplicht dat voorschrijft.
2. Ik hanteer daarbij de volgende richttermijnen:
   • Berichten via het contactformulier: tot twee jaar na het laatste contact.
   • E-mailcorrespondentie in mijn werkomgeving: zolang de samenwerking of de afhandeling loopt en een redelijke periode daarna; correspondentie die bij de administratie hoort volgt de fiscale termijn hieronder.
   • Administratie, facturen en offertes: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
   • Klantportaalaccounts en gedeelde documenten: gedurende de samenwerking en een redelijke afbouwperiode daarna.
   • Technische logboeken: ten hoogste enkele maanden.
   • Gehashte pogingtellers: tot de blokkadeperiode is verstreken.
3. Zolang een klacht, geschil of rechtsvordering loopt of redelijkerwijs te verwachten is, bewaar ik de daarvoor relevante gegevens langer dan de richttermijn, tot die kwestie definitief is afgewikkeld en de verjaringstermijn is verstreken.
4. Na afloop van een bewaartermijn verwijder of anonimiseer ik de gegevens. Back-ups worden volgens hun eigen cyclus overschreven; tot dat moment kunnen gegevens daarin nog voorkomen zonder dat ze actief worden gebruikt.

Met wie ik gegevens deel

1. Ik verkoop je gegevens niet en gebruik ze niet voor reclame van derden.
2. Ik schakel een beperkt aantal dienstverleners in die als verwerker voor mij optreden. Met ieder van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Het gaat om partijen in de volgende categorieën:
   • de hostingpartij waar de website, de database en de bestanden draaien;
   • de partij die uitgaande e-mail bezorgt;
   • waar van toepassing: de boekhoudsoftware waarin de administratie wordt verwerkt.
3. Wil je weten welke partijen dat op dit moment concreet zijn, vraag die lijst dan op via info@aethium.nl.
4. Daarnaast kan ik gegevens verstrekken aan mijn accountant, adviseur, incassopartij of advocaat, en aan een bevoegde autoriteit wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben.
5. Bij een overdracht of reorganisatie van mijn onderneming kunnen gegevens overgaan op de verkrijgende partij, uitsluitend voor dezelfde doeleinden en onder dezelfde voorwaarden.

Doorgifte buiten de EER

Ik kies bewust voor opslag en verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Is doorgifte naar een land daarbuiten onvermijdelijk — bijvoorbeeld doordat een leverancier ondersteunende systemen elders draait — dan gebeurt dat uitsluitend op basis van een geldig doorgiftemechanisme uit hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende waarborgen.

Beveiliging

1. Ik tref passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Concreet betekent dat onder meer:
   • al het verkeer loopt versleuteld over HTTPS en wordt afgedwongen met HSTS;
   • wachtwoorden worden uitsluitend als onomkeerbare hash opgeslagen;
   • de site stuurt strikte beveiligingsheaders, waaronder een Content Security Policy;
   • formulieren zijn beveiligd tegen cross-site request forgery en tegen geautomatiseerd misbruik;
   • inlogpogingen worden begrensd, waarbij het IP-adres uitsluitend gehasht wordt gebruikt;
   • toegang tot de beheeromgeving is afgeschermd met sterke authenticatie, waaronder passkeys;
   • gevoelige configuratiegegevens worden versleuteld opgeslagen en toegang is beperkt tot wie die nodig heeft.
2. Beveiliging is een inspanningsverplichting. Geen enkele maatregel biedt een absolute garantie tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik.
3. Je bent zelf verantwoordelijk voor het geheimhouden van je inloggegevens en voor het gebruik van je account. Vermoed je dat iemand anders daar toegang toe heeft, meld dat dan onmiddellijk.
4. Ontdek je een kwetsbaarheid, meld die dan eerst bij mij via info@aethium.nl en maak er geen misbruik van. Ik pak zulke meldingen serieus op.

Jouw rechten en de grenzen daarvan

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten ten aanzien van je persoonsgegevens:

• Inzage — opvragen welke gegevens ik van je verwerk.
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering — je gegevens laten wissen.
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld tijdens een geschil over juistheid.
• Overdraagbaarheid — de gegevens die je zelf hebt aangeleverd ontvangen in een gangbaar bestandsformaat.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang berusten.
• Toestemming intrekken — berust een verwerking op toestemming, dan kun je die op elk moment intrekken. Dat raakt niet aan de rechtmatigheid van wat daarvoor is verwerkt.

Hoe ik verzoeken afhandel

1. Verzoeken richt je schriftelijk aan info@aethium.nl, met een duidelijke omschrijving van wat je vraagt en op welke gegevens het ziet.
2. Om te voorkomen dat ik gegevens aan de verkeerde persoon verstrek, kan ik je vragen je identiteit aannemelijk te maken. Zolang die identificatie uitblijft, schort ik de behandeling op.
3. Ik reageer binnen één maand na ontvangst. Is een verzoek complex of gaat het om meerdere verzoeken, dan mag ik die termijn met twee maanden verlengen; ik laat je dat binnen de eerste maand weten.
4. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, met name wanneer die zich herhalen, mag ik een redelijke vergoeding vragen voor de administratieve kosten of het verzoek weigeren (artikel 12 lid 5 AVG).
5. Inzage strekt zich niet uit tot gegevens waarvan verstrekking de rechten en vrijheden van anderen zou schaden, waaronder bedrijfsgeheimen en persoonsgegevens van derden. In dat geval verstrek ik een geschoonde weergave.
6. Ziet je verzoek op gegevens die ik als verwerker in opdracht van een ander verwerk, dan verwijs ik je door naar die opdrachtgever. Zie artikel 1.

Klacht indienen

Ben je het oneens met hoe ik met je gegevens omga, laat het mij dan eerst weten — dan los ik het het liefst gewoon op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens ↗, en om naar de rechter te stappen.

Datalekken

1. Ontstaat er een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan onderzoek ik direct wat er is gebeurd, beperk ik de gevolgen en leg ik de inbreuk vast in een register.
2. Levert de inbreuk een risico op voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan meld ik die binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
3. Is dat risico hoog, dan informeer ik ook de betrokken personen zelf, in begrijpelijke taal en zonder onnodig uitstel.
4. Treed ik in een opdracht op als verwerker, dan informeer ik de opdrachtgever onverwijld, zodat die zijn eigen meldplicht kan nakomen. De melding aan de toezichthouder en aan betrokkenen is in dat geval de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.

Geen profilering of geautomatiseerde besluiten

Ik neem geen besluiten over jou die uitsluitend berusten op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen hebben of jou in aanmerkelijke mate treffen. Beoordelingen van aanvragen, offertes en samenwerking doe ik zelf.

Minderjarigen

Mijn dienstverlening richt zich op ondernemingen en niet op kinderen. Ik verzamel niet bewust gegevens van personen jonger dan zestien jaar. Denk je dat dat toch is gebeurd, neem dan contact op; dan verwijder ik die gegevens.

Websites en diensten van derden

Deze site en de systemen die ik oplever kunnen verwijzingen bevatten naar websites, diensten of componenten van derden. Op het gebruik daarvan zijn de voorwaarden en het privacybeleid van die derden van toepassing. Ik heb geen zeggenschap over die partijen en ben niet verantwoordelijk voor hun verwerkingen, beschikbaarheid of inhoud.

Status van deze verklaring

1. Deze verklaring is informatief en vormt geen onderdeel van een overeenkomst. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend die verder gaan dan wat de AVG en de overige toepasselijke wetgeving voorschrijven.
2. Op de overeenkomst zelf zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing, waaronder de daarin opgenomen bepalingen over aansprakelijkheid.
3. Wijkt deze verklaring af van een schriftelijke verwerkersovereenkomst, dan gaat die verwerkersovereenkomst voor.

Wijzigingen

Verandert mijn werkwijze, mijn dienstverlening of de wet, dan pas ik deze verklaring aan. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bovenaan vind je het versienummer en de datum van de laatste wijziging. Raadpleeg die datum wanneer je wilt weten of er iets is veranderd sinds je hier voor het laatst keek.

Contact over privacy

Vragen over deze verklaring, over je gegevens of over de manier waarop ik iets heb ingericht? Stel ze gerust — ik leg technische keuzes graag begrijpelijk uit.

E-mail

info@aethium.nl

Telefoon

+31 6 48493981

Formulier

Stuur een bericht